Adjoint Administratif

Description du poste

Au sein du service scolaire, nous recherchons un adjoint administratif (H-F):

Votre objectif est d'assurer les missions suivantes :

1.Accueil des personnes (patients, usagers, familles, professeurs extérieurs, etc.) - Assure un accueil physique adapté aux différents partenaires de l’institution (agents, patients, familles, partenaires extérieurs, fournisseurs etc.) et valorise l’image de l’institution auprès des différents interlocuteurs.

- Analyse l’importance et l’urgence de la demande et le cas échéant prend des initiatives dans un cadre sécurisé, en respect des limites de sa fonction et en informant systématiquement et dans les meilleurs délais les personnes ressources concernées.

-Respecte scrupuleusement le secret professionnel inhérent à son métier et veille à ne pas laisser filtrer d’informations qu’elle détient au titre de son positionnement au sein de l’institution.

2. Gestion des stocks, de matériels dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance)

- Gère les stocks de consommables inhérents à son activité de secrétariat, estime les besoins en réassort, passe les commandes dont elle assure le suivi, la réception et le contrôle qualité

-Organise, centralise et assure en collaboration avec les différents pôles pédagogiques, les commandes de fournitures pédagogiques dont il/elle assure le suivi, la réception et la répartition.

-Assure avec la Directrice Pédagogique la préparation du PPI, et si validation, les commandes, le suivi et la réception des équipements.

3. Organisation de réunions, visites, conférences, évènements, commissions spécialisée

- Assure la logistique inhérente aux différentes réunions et évènements de l’unité -Procède aux réservations des salles requises pour la tenue des évènements organisés par l’unité d’enseignement.

-Prépare les documents et fiche d’émargement pour les réunions d’équipe et les réunions d’équipe éducative.

4. Prise de note, frappe et mise en forme de documents.

-Emet des propositions de rédaction relatives à son domaine d’activités (procès-verbaux, compte rendu de réunion hebdomadaire, courriers, etc.)

-Réalise la frappe des différents documents relatifs à son domaine d’activité

-Assure la transmission des documents qu’elle formalise aux principaux acteurs concernés après validation de la Directrice pédagogique, organise le circuit des documents et s’assure de leurs retours dans les délais impartis et selon le formalisme requis

5. Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques

-Assure un accueil téléphonique adaptée aux différents partenaires de l’institution (agents, patients, familles, fournisseurs, partenaires extérieurs, etc.) permettant l’identification et la valorisation de l’institution et de l’unité d’enseignement.

-Identifie le besoin de l’interlocuteur et apporte la réponse appropriée ou le cas échéant l’oriente vers l’interlocuteur qualifié ou habilité à délivrer l’information

6. Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement et mise à jour, diffusion, archivage)

- Enregistre le courrier entrant et sortant et distribue le courrier et/ou l’information aux personnes intéressées.

- Emet des propositions de courrier qu’elle soumet à la validation de sa hiérarchie - - Tient à jour le parapheur de signatures et s’assure de son circuit et de sa bonne utilisation.

- Reproduit et met à jour les dossiers administratifs relevant de son domaine de compétences (planning de scolarisation, listing élèves, planning organisationnel d’atelier, listing GEVASCO, classeur de synthèse, etc.) 6

7. Gestion de la relation avec les partenaires externes / internes

- Développe avec les partenaires internes une relation professionnelle de qualité permettant une collaboration efficace

- Entretient avec les partenaires externes une relation professionnelle permettant la valorisation de l’image de l’établissement et le travail en confiance.

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